Traitement des vracs numériques grâce à l’IA
Analyse et traitement de vracs numériques
Le volume d’information dans les entreprises croît de manière exponentielle et cette tendance à la hausse des volumes de documents ne montre aucun signe de ralentissement et génère de multiples vracs numériques hors de contrôle. Dans ce contexte, les entreprises se retrouvent confrontées à un changement de paradigme et doivent dorénavant ”conserver l’information le temps nécessaire et la détruire le moment venu”.
Or, comment répondre à ces enjeux lorsque les collaborateurs peuvent passer plusieurs heures chaque semaine à rechercher la bonne information ? Qu’il est complexe d’identifier et de sécuriser les documents engageants ou sensibles ou même d’assainir les espaces de stockage pour maîtriser les coûts ?
Pour répondre à ces enjeux, everteam propose une suite logicielle dédiée, basée sur de l’IA, pour répondre à ces enjeux.
La sobriété numérique
Saviez vous qu’envoyer 20 mails par jour pendant 1 an est l’équivalent d’un trajet en voiture de 1000 km ? Ça vous parait fou mais c’est bel et bien le cas, comme nous l’expliquons dans notre article sur la sobriété numérique.
La sécurité informatique
D‘après le site Cyber Malveillance, le panorama menace 2023 porte sur 3 points principaux :
- L’hameçonnage et le phishing via les mails, la récupération des données, l’usurpation d’ identité, la cyber malveillance.
- Le Piratage de comptes en ligne, les mots de passe sont (souvent) trop simples.
- Les ransomware qui encryptent toutes les données.
des solutions existent
Everteam édite une offre logicielle unique, capable de combiner l’analyse intelligente (IA) de contenus et la gestion du cycle de vie jusqu’à l’archivage sécurisé.
Cette suite logicielle permet de mieux exploiter l’information existante (File System / SharePoint OnPrem / Office 365 / MS Exchange / SAP), de la classer automatiquement, d’en extraire de la valeur, de piloter son cycle de vie jusqu’à sa destruction ou son archivage.
- Découvrez comment déployer des solutions d’analyse et de diagnostic de contenu de vos fichiers, pour vous aider à mieux exploiter l’information existante.
- Partez à la découverte de votre vrac numérique afin de l’assainir et de sécuriser vos informations.
- Pilotez le cycle de vie des fichiers pour assurer la conformité réglementaire de l’entreprise.
Pourquoi analyser et gérer son vrac numérique ?
Ne pas gérer ses vracs numériques met insidieusement l’entreprise en risque. Les risques sont multiples (coût excessif, non conformité juridique ou réglementaire, difficulté d’accès à l’information, cyberattaque,…). Dans ce contexte, il est important de s’équiper d’un outil logiciel capable de prévenir ses risques afin de :
- Extraire au maximum la valeur des documents contenus dans les vracs numériques de l’entreprise.
- Être certain de gérer le risque légal et de conformité.
- Réduire le coût de stockage.
- Optimiser votre productivité des collaborateurs en réorganisant les documents au sein des vracs numériques et améliorant la recherche de document.
- Renforcer la sécurité
Et toutes ces conditions-là, amènent l’entreprise à ne plus gérer les vracs comme un espace de conservation “au cas où” mais à réellement se dire que les vracs numériques est un espace où “l’information doit être conservée le temps nécessaire et être supprimée le moment venu”.
Qu’est ce qu’un vrac numérique ?
Un vrac numérique c’est un amoncellement de documents qui, au travers des années dans les entreprises, a conduit les collaborateurs à perdre la maîtrise de leur information.
L’information est peu décrite, elle peut être stockée dans différents types de systèmes : un filesystem, un SharePoint par exemple ou même la messagerie.
C’est cet amoncellement d’informations qui aujourd’hui pose problème et que les entreprises doivent reprendre en main.
5 étapes indispensables pour gérer votre vrac numérique
1. Cartographier tous vos espaces de stockage
2. Organiser l'ensemble de vos fichiers
3. Supprimer les fichiers inutiles
4. Sauvegarder les fichiers importants
5. Vérifier les paramètres de sécurité
En suivant ces étapes, vous pourrez faire un diagnostic complet de votre vrac numérique et optimiser l’utilisation de vos données numériques.
Chez Everteam, nous proposons de vous accompagner dans cette démarche et de réaliser ce diagnostic de vos vracs numériques avec vous.
Fiche projet Bouygues Construction
Découvrez comment Bouygues Construction a optimisé la gestion de ses volumétries SharePoint avec les solutions d'archivage d'Everteam.
Livre blanc Vrac numérique
Découvrez comment traiter efficacement ces données pour en tirer des bénéfices tout en minimisant les risques associés ?
Avec Everteam, réalisez la 1ère étape : la cartographie de vos espaces de stockage
Notre méthodologie s’appuie sur notre outil everteam.discover qui permet de réaliser les étapes décrites dans le schéma ci-dessus. Grâce à notre méthode et notre expertise, vous serez en mesure de découvrir, comprendre et agir sur votre vrac numérique.
Comment assurer la sécurité de vos documents et garantir le maintien en conformité RGPD ?
Avant d’agir sur les documents, il est important d’avoir une vue d’ensemble de vos espaces de stockage, que ceux-ci soient sur des serveurs de fichiers en local, dans la solution SharePoint , dans la messagerie, ou même sur des espaces de stockage dans le cloud. Un diagnostic de vracs numériques peut être réalisé et permet de réaliser une photographie des contenus existants en vue de nettoyer les espaces de stockage : détecter les doublons, identifier les fichiers inutiles, les fichiers importants à conserver, le tout dans une démarche de sobriété numérique et de diminution de l’empreinte carbone.
4 bénéfices de cartographier votre vrac numérique
1. Découverte des données sensibles
Le diagnostic peut vous aider à identifier les données sensibles, telles que les informations financières ou les données personnelles, qui se trouvent dans vos répertoires réseaux et disques partagés.
3. Amélioration de la gouvernance des données
Le diagnostic peut vous aider à mieux comprendre la façon dont les données sont stockées et partagées, ce qui peut vous aider à améliorer la gouvernance de vos données et à éviter les erreurs ou les violations de la confidentialité.
2. Optimisation de l'utilisation de l'espace de stockage
Le diagnostic peut vous aider à identifier les répertoires réseaux et disques partagés qui sont inutilisés ou contiennent des données obsolètes, ce qui peut vous permettre d’optimiser l’utilisation de l’espace de stockage.
4. Identification des risques de sécurité
Le diagnostic peut vous aider à identifier les risques potentiels pour la sécurité de vos données, tels que les permissions de partage non sécurisées ou les mots de passe faibles. Cela peut vous aider à prendre des mesures pour renforcer la sécurité de vos données.
Qui sont les interlocuteurs concernés par les audits flash des données ?
Les interlocuteurs concernés par les audits flash de données dépendent de la taille et de la complexité de l’entreprise. Les principaux acteurs impliqués pourraient être les suivants :
Pour aller plus loin
Vous souhaitez en apprendre plus sur la gouvernance de l’information ? Consultez nos ressources.
Et si on en parlait ?
