Analyse et traitement de vracs numériques
Aujourd’hui, avec la multiplication des applications et des supports, on peut passer jusqu’à 30 minutes par jour à chercher l’information et retrouver le bon document.
Cette perte de temps pourrait être largement évitée avec un système de fichiers analysé et assaini. Vous intervenez ainsi à deux niveaux : la sobriété numérique et la sécurité informatique.
La sobriété numérique
Saviez vous qu’envoyer 20 mails par jour pendant 1 an est l’équivalent d’un trajet en voiture de 1000 km ?Ça vous parait fou mais c’est bel et bien le cas, comme nous l’expliquons dans notre article sur la sobriété numérique.
La sécurité informatique
D‘après le site Cyber Malveillance, le panorama menace 2023 porte sur 3 points principaux :
- L’hameçonnage et le phishing via les mails, la récupération des données, l’usurpation d’ identité, la cyber malveillance.
- Le Piratage de comptes en ligne, les mots de passe sont (souvent) trop simples.
- Les ransomware qui encryptent toutes les données.
des solutions existent
Everteam propose des solutions pour vous aider à mieux exploiter l’information existante et à la classer automatiquement (disponible pour File System/SharePoint/Office 365).
- Découvrez comment déployer des solutions d’analyse et de diagnostic de contenu de vos fichiers, pour vous aider à mieux exploiter l’information existante.
- Partez à la découverte de votre vrac numérique et sécurisez vos informations.
Pourquoi analyser et gérer son vrac numérique ?
Partons des exigences au niveau d’une entreprise et des risques qu’elle prend à ne pas traiter ses vracs. Nous avons listé plusieurs intérêts pour le traitement de votre vrac numérique :
- Extraire et comprendre au maximum la valeur de son vrac, et comment elle peut être utile à l’entreprise.
- Être certain de gérer le risque si on gère le vrac.
- Apporter de la conformité.
- Gérer l’espace de stockage.
- Optimiser votre productivité en organisant votre vrac numérique.
- Renforcer la sécurité
Et toutes ces conditions-là, amènent l’entreprise à ne plus gérer les vracs comme un espace de conservation au cas où mais à réellement se dire que le vrac est un espace dans lequel l’information doit être gérée le temps nécessaire et où l’information doit être supprimée le moment venu.
Qu’est ce qu’un vrac numérique ?
Un vrac numérique c’est un amoncellement de documents qui, au travers des années dans les entreprises, a conduit les collaborateurs à perdre la maîtrise de leur information.
L’information est peu décrite, elle peut être stockée dans différents types de systèmes : un filesystem, un SharePoint par exemple ou même la messagerie.
L’entreprise se trouve confrontée à cet amoncellement d’informations qui aujourd’hui lui pose un problème et qu’elle doit penser à gérer parce qu’elle ne sait pas ce qu’elle a dans ce vrac.
5 étapes indispensables pour gérer votre vrac numérique
1. Cartographier tous vos espaces de stockage
2. Organiser l'ensemble de vos fichiers
3. Supprimer les fichiers inutiles
4. Sauvegarder les fichiers importants
5. Vérifier les paramètres de sécurité
En suivant ces étapes, vous pourrez faire un diagnostic complet de votre vrac numérique et optimiser l’utilisation de vos données numériques.
Chez Everteam, nous proposons de vous accompagner dans cette démarche et de réaliser ce diagnostic de vos vracs numériques avec vous.
Livre blanc Vrac numérique
Découvrez comment traiter efficacement ces données pour en tirer des bénéfices tout en minimisant les risques associés ?
Avec Everteam, réalisez la 1ère étape : la cartographie de vos espaces de stockage
Notre méthodologie s’appuie sur notre outil everteam.discover qui permet de réaliser les étapes décrites dans le schéma ci-dessus. Grâce à notre méthode et notre expertise, vous serez en mesure de découvrir, comprendre et agir sur votre vrac numérique.
Comment assurer la sécurité de vos données, garantir la conformité RGPD et les aspects légaux des documents ?
Avant d’agir sur les documents, il est important d’avoir une vue d’ensemble de vos espaces de stockage, que ceux-ci soient sur des serveurs de fichiers en local, dans SharePoint ou dans des espaces de stockage dans le cloud.
Le diagnostic permet de faire un photographie des contenus et de les analyser en vue de nettoyer les espaces de stockage : détecter les doublons, identifier les fichiers inutiles, les fichiers importants à conserver, le tout dans une démarche de sobriété numérique et de diminution de l’empreinte carbone :
4 bénéfices de cartographier votre vrac numérique
1. Découverte des données sensibles
Le diagnostic peut vous aider à identifier les données sensibles, telles que les informations financières ou les données personnelles, qui se trouvent dans vos répertoires réseaux et disques partagés.
3. Amélioration de la gouvernance des données
Le diagnostic peut vous aider à mieux comprendre la façon dont les données sont stockées et partagées, ce qui peut vous aider à améliorer la gouvernance de vos données et à éviter les erreurs ou les violations de la confidentialité.
2. Optimisation de l'utilisation de l'espace de stockage
Le diagnostic peut vous aider à identifier les répertoires réseaux et disques partagés qui sont inutilisés ou contiennent des données obsolètes, ce qui peut vous permettre d’optimiser l’utilisation de l’espace de stockage.
4. Identification des risques de sécurité
Le diagnostic peut vous aider à identifier les risques potentiels pour la sécurité de vos données, tels que les permissions de partage non sécurisées ou les mots de passe faibles. Cela peut vous aider à prendre des mesures pour renforcer la sécurité de vos données.
Qui sont les interlocuteurs concernés par les audits flash des données ?
Les interlocuteurs concernés par les audits flash de données dépendent de la taille et de la complexité de l’entreprise. Les principaux acteurs impliqués pourraient être les suivants :
Pour aller plus loin
Vous souhaitez en apprendre plus sur la gouvernance de l’information ? Consultez nos ressources.
Et si on en parlait ?
