Résumé du webinaire : Du calendrier de conservation des informations au catalogue informationnel

Avec notre webinaire intitulé « Au-delà des règles de conservation : gérer les cycles de vie et politiques d’information », nous avons voulu vous montrer que la gestion des règles de conservation ne constitue que la première étape de la gouvernance de l’information. Grâce à des politiques couvrant l’intégralité du cycle de vie de l’information, toutes vos données – qu’il s’agisse de « documents » ou non – sont gérées de manière sécurisée et efficace, de leur création à leur élimination. Voici un résumé de la présentation de Ken Lownie, vice-président d’Everteam Amérique du Nord.

Aller au-delà des règles de conservation

Everteam a récemment mené une enquête sur les approches adoptées par les organisations en matière de gestion des politiques d’information. Les organisations devaient notamment indiquer si elles disposent de règles de conservation complètes. Seuls 25 % des organisations interrogées ont répondu par l’affirmative. Les autres ont mis en place des règles partielles ou n’en disposent pas du tout.

Les règles de conservation sont souvent considérées comme la première étape de la création d’un catalogue informationnel. Les organisations ont donc encore un long chemin à parcourir. Cependant, même si vous n’en êtes qu’aux règles de conservation, cela ne vous empêche pas d’avoir une vue d’ensemble du parcours.

3 générations de gestion des documents

Faisons un saut dans le passé avec Ken et voyons comment la gestion des documents a évolué au fil du temps.

• Première génération – les boîtes d’archives : Tout le monde se souvient des documents papier. Les dossiers sont étiquetés en fonction de leur type, collectés, acheminés, déplacés et gérés manuellement. Point à retenir : la première génération est caractérisée par la centralisation des dossiers papier.
• Deuxième génération – l’ingestion des données : Les dossiers papier sont numérisés, identifiés, étiquetés en fonction de leur type, collectés par voie électronique et envoyés, déplacés et gérés à l’aide de workflows. Point à retenir : la deuxième génération est également caractérisée par la centralisation des fichiers, électroniques cette fois-ci.
• Troisième génération: C’est là que nous en sommes aujourd’hui, passant de la capture et de l’archivage à la fédération et à la gestion des informations sur place. Les données sont classées et laissées là où elles se trouvent. Lors de l’ajout de nouvelles données, celles-ci sont automatiquement classées. La troisième génération ne se limite pas à l’établissement de règles de conservation, mais consiste à gérer l’ensemble de vos informations, où qu’elles soient.

Fonctionnement d’une solution fédérée

C’est difficile à expliquer sans le schéma interactif de Ken (n’oubliez pas de regarder la vidéo ci-dessous), mais essayons quand même.

Connexion aux sources d’informations et assainissement des données

Vous disposez de nombreux systèmes contenant des quantités importantes d’informations, souvent en plusieurs versions. Une solution fédérée se connecte à tous ces référentiels distincts et crée un index centralisé de toutes les informations. Le texte intégral, les métadonnées, l’emplacement, les propriétés du fichier, etc. sont recueillis et gérés à l’aide de cet index. Vous pouvez ainsi effectuer des recherches avec le nombre de paramètres de requête que vous souhaitez, analyser les informations et identifier les données redondantes ou obsolètes.

Classement et gouvernance de l’information

Vous pouvez ensuite classer vos données et associer des règles de conservation à chaque classe d’informations. Mais où stocker les règles de conservation et autres politiques d’information ? C’est là que le catalogue informationnel entre en jeu.

Le catalogue informationnel vous permet de définir une taxonomie / des classes d’informations, des règles de conservation, des cycles de vie de données et des politiques d’information. Vous pouvez également configurer des entités liées. Vous pouvez vous limiter à l’établissement de règles de conservation, mais vous perdez ainsi l’occasion de mieux gérer l’ensemble de vos informations.

Vous avez besoin pour cela d’un système de workflows automatisant la plupart des tâches à effectuer. Celui-ci peut transférer les données vers des archives à long terme (cela constitue la troisième partie facultative de la solution). Le workflow exécutera automatiquement le processus d’élimination, en lançant l’examen et l’approbation de l’élimination. Les utilisateurs et les administrateurs seront informés des événements ou des modifications apportées aux politiques, et plus encore.

Gérer des règles de conservation… mais pas seulement

Il est possible d’utiliser une feuille de calcul pour gérer les règles de conservation, et cela convient parfaitement à certains. Dans l’étude sur la gestion des politiques mentionnée précédemment, 20 % des organisations interrogées utilisent une feuille de calcul. Cependant, elles sont encore plus nombreuses à combiner plusieurs méthodes pour stocker les politiques, ce qui rend leur gestion très difficile.

Pour les organisations qui ne se limitent pas aux règles de conservation, les feuilles de calcul sont encore plus fastidieuses à gérer :

–        Il est difficile de coordonner le processus de recueil et de révision entre différents contributeurs ;

–        Les feuilles de calcul ne permettent pas de gérer plusieurs juridictions ;

–        Les informations sont peu accessibles aux utilisateurs et aux systèmes.

Catalogue informationnel

Avec un catalogue informationnel, vous pouvez gérer non seulement les règles de conservation, mais aussi toutes vos politiques de gouvernance de l’information – y compris la raison pour laquelle une règle a été mise en place, la réglementation associée, le nom de la personne responsable du type de données en question, la durée de validité, etc.

Le catalogue informationnel permet également de gérer des politiques dynamiques, avec le contexte et les références juridiques. Il est par exemple possible de définir une certaine action pendant les deux premières années du cycle de vie d’une information, puis de déplacer cette dernière vers un autre emplacement. Les processus du workflow peuvent être déclenchés à des dates prédéfinies ou par des événements ayant lieu en dehors du système.

Voici la liste complète des fonctionnalités d’un catalogue informationnel :

–        Taxonomie

–        Règles de conservation

–        Emplacements

–        Définition du cycle de vie complet

–        Événements déclencheurs

–        Références juridiques (réglementations)

–        Services concernés / personnes responsables

–        Classement selon la sécurité/confidentialité

–        Autres références croisées et regroupements

Et voici la liste complète des caractéristiques requises pour un catalogue informationnel de « troisième génération » :

Il est essentiel pour une organisation de gérer ses informations de manière efficace. Or, les processus manuels et les feuilles de calcul ne sont pas suffisants, étant donné la quantité de données à stocker et le nombre de lois et règlements à respecter.

Vous pouvez stocker toutes vos politiques d’information dans un catalogue informationnel, mais vous devez le relier à vos systèmes et outils pour permettre l’application des politiques.

Pour plus d’informations, regardez la vidéo du webinaire :