Résumé des conférences Everteam Documation 2022

Voici ce qu’il fallait retenir : 

Conférence everteam #1 : Éradiquez vos vrac numériques grâce à des conseils pratiques et des outils efficaces. Panorama des risques et des enjeux.
 

Speakers : 

Émeline Reggidori,   Consultante en dématérialisation – Cabinet XDemat  
Noureddine Lamriri, VP Product Marketing – Everteam 
Animation : Clémence Jost – Groupe Serda Archimag

Durant cette conférence, l’objectif était d’introduire le sujet des pratiques numériques afin de mieux définir ce qu’est un vrac et  la meilleure manière de mettre en œuvre le traitement d’un point de vue méthodologique et pratique 

Contexte 

Les différents cas d’usage constatés du traitement d’un vrac numérique prennent la forme d’un disque réseau classique,  d’une reprise de documents qui était dans un ouvrage numérique et qu’on a pour ambition de déplacer dans un ou plus d’un an,  dans un système en silo documentaire, un système d’archivage ou même un système de GED.

Enfin, dans un dernier cas , dans une logique d’assainissement et de maintien en état du numérique dans le temps.

Pour synthétiser, on se trouve  soit dans une logique de traitement d’un vrac ponctuel en vue de décommissionner complètement,  soit dans une logique de migrer un vrac numérique vers un autre système, soit dans une logique où le vrac va perdurer. 

Mais on a besoin de disposer de la bonne approche pour pouvoir le maintenir à un bon niveau de qualité dans le temps, ce qui n’est pas tout à fait la même chose.

Outils

L’idée a été de faire un panorama comparatif le plus objectif possible sur les principaux outils d’analyse de vrac qu’on trouve sur le marché.

Trois produits open source : Archifiltre, Octave et Resip sont des outils qui vont permettre de traiter des requêtes numériques avec certaines variantes. Il n’y a pas une complémentarité forcément évidente et systématique entre ces trois outils.

Ce sont plutôt des outils qui ne sont pas destinés à gérer de très fortes volumétries et qui se déploient assez facilement.
Ils sont accessibles gratuitement. 

Le quatrième produit est l’outil everteam.discover, édité par Ever Team. Il s’agit d’un outil qui va être  sur la même thématique, avec un certain nombre de distinctions et d’apports vis-à-vis des solutions de vrac numérique open source. 

• Il sera capable de gérer des volumétries beaucoup plus importantes,
• Il permettra de répondre à des cas d’usages que les outils open source ne couvrent pas comme les analyses de vrac numérique sur des silos tels que SharePoint.
• Il répondra également à des fonctionnalités que ces outils ne proposent pas, comme la détection des données personnelles, ou la capacité d’effectuer des recherches.
  Everteam.discover a la capacité à gérer le cycle de vie dans les vracs numériques, en complément des fonctions de migration et d’assainissement. 

Ce qu’il faut retenir :  Sur cette stratégie d’assainissement des vracs , on voit qu’il existe différents types de solutions en fonction de problématiques de volumétrie et du type de traitement que vous voulez opérer. 

Conférence everteam #2 : retour d’expérience sur l’implémentation d’un système d’archivage électronique chez ORANO 

Speakers : 

Jean-Mathieu Bonnefous, Record Manager Groupe Orano et représentant du CR2PA  
Noureddine Lamriri, VP Product Marketing – Everteam
Animation : Clémence Jost – Groupe Serda Archimag 

L’objectif principal de cette conférence était, comme le titre l’indique, de faire un retour d’expérience sur l’implémentation d’un système d’archivage chez Orano. Il s’agit d’ un projet d’envergure, innovant et qui permet d’offrir un témoignage sur une expérience très concrète de mise en place d’un système d’archivage électronique. Celle-ci combine également la prise en compte de spécificités propres au management et à la gouvernance de l’information.

Contexte du projet 

Orano, dès le départ, s’est concentré  sur une meilleure gouvernance de la donnée, et dans cette dynamique a décidé de mener un projet en gérant de manière transverse le pilotage des documents structurés.

L’équipe en charge du projet a identifié plusieurs atouts par la mise en place d’un système d’archivage, en intégrant également une dimension de management :  pouvoir optimiser sa performance opérationnelle,  permettre au groupe de s’adapter à ses futures évolutions, notamment au niveau des formats numériques, ainsi qu’au niveau de son obligation de sécuriser ses actifs informationnels,  au-delà de la dimension patrimoniale, de permettre d’améliorer la valeur de l’information qu’Orano possède. 

Objectifs définis :

• Garantir la pérennité et démontrer que la conservation documentaire au sein du groupe Orano est basée sur une politique de conservation et non liée à des initiatives individuelles, justifier d’une conformité aux obligations auxquelles est soumis le groupe Orano, 
  donner une image de transparence vis-à vis des autorités de contrôle.
• Au niveau du fonctionnement, le groupe est organisé sur un long processus finalement assez simple : les documents sont sélectionnés et triés, qualifiés ensuite, ils sont stockés pour en garantir la conservation et à la fin de leur cycle de vie, ceux qui peuvent être détruits, sont éliminés . 

Pour répondre à toutes ces obligations, Orano a mis en place un projet  dénommé Alexandria. Ce projet a pour ambition  

• d’un point de vue technico fonctionnel  de répondre à un certain nombre de principes clés
• d’un point de vue logiciel: 
  • de permettre de décrire et d’appliquer la politique d’archivage
  • d’offrir des fonctionnalités qui permettent de retrouver les archives, de les décrire, de les verser, de gérer finement les droits et habilitations, 
  • de pouvoir gérer également les principaux processus liés à la gestion des archives, d’être alignés avec les exigences logicielles de la norme NF-Z 42013. 

Ce qu’il faut retenir : 

« Il est important au niveau du service de records management interne de disposer d’appuis solides tout au long du projet dès le départ, d’avoir des sponsors et des services qui comprennent la valeur du projet qui va être mis en place et de les tenir informés de ces objectifs, tout au long du projet. »
Ne pas dérouler le projet de manière isolée, mais le piloter de manière globale comme un projet de gouvernance de l’information à l’échelle de l’entreprise. 
Cela signifie également avoir une approche transdisciplinaire et être capable de faire appel aux compétences nécessaires au fur et à mesure de l’évolution du projet.
Travailler également et communiquer autour du réseau de référents.

« il faut toujours essayer d’avoir une vision réaliste du projet, ne pas hésiter à reprendre le planning, à ajuster ses ambitions au niveau technico fonctionnel et à toujours finalement être à l’écoute et trouver le meilleur équilibre, le meilleur consensus pour avoir le meilleur résultat possible dans les délais, en fonction des moyens  dont on dispose. » 

Conférence evertem #3 : Files system, disques réseaux partagés, outils collaboratifs et messagerie. Il devient urgent de gouverner leurs contenus.  

Speakers
Adrian Ciocan – Product Owner GED _ Groupe La Maif. 
Noureddine Lamriri – Everteam
Animation : Clémence Jost – Groupe Serda Archimag

Le titre est  explicite.  La conférence aborde les vracs numériques existants  sur les systèmes de fichiers, sur les réseaux partagés,  sur les outils collaboratifs ou dans la messagerie. 

Elle  tourne principalement autour de l’analyse du marché et du constat fait au sein des entreprises de ces principaux vracs numériques avec  un témoignage de la Maif sur un exemple de traitement de vrac numérique . 

Analyse du marché

D’après l’étude faite par SERDA , présentant l’évolution du volume d’information de 2010 à 2025 , les flux augmentent et la courbe est exponentielle . Rapport SERDA 2022 . 

Autre constat fait par le site Basecap Analytics qui précise que dans les entreprises, la répartition se fait de la manière suivante : 

• 15 % de données cruciales qui existent aujourd’hui dans les entreprises  sont clairement identifiées.
  33 % de données que les entreprises possèdent sont absolument inutiles, qu’elles conservent  à leurs dépens 
  52 % qui sont des informations non classifiées non connues, sont aujourd’hui  conservées, parce qu’elles peuvent éventuellement receler des données critiques. 

Comment la Maif traite son vrac numérique

La MAIF dans le cadre de son activité, dispose d’archives papier, que l’on peut qualifier de vrac : 

• des documents mal classés,
• des documents au format papier, peu décrits
• beaucoup de  contrats arrivés à expiration mais qu’on conserve quand même parce que l’ on n’était pas capable de savoir quels documents il fallait garder, et quels documents il fallait détruire.
• des zones de non-conformité par rapport aux obligations de la MAIF 
• de l’information conservée pour rien.

Le choix de la Maif a été de passer sur le numérique

L’objectif : que tous ces documents numérisés soient ensuite stockés de manière organisée au format numérique, dans un système qui permet de conserver et de sécuriser ces documents . 

Les points à retenir : 

• Sur plus de 3 millions de feuilles
• 15 % ont été recyclées et détruits, 
• 25% ont été conservées au format papier,
• 60 % au format numérique qui représente un volume de deux Téra  et a fait l’objet d’une compression de 55 %.

«  Cela a permis à la MAIF d’opérer un certain nombre d’économies sur l’espace de stockage,  de diminuer les risque en ne gardant plus les documents inutiles, d’augmenter l’efficacité sur le moyen et le long terme en disposant de documents dans un format pérenne au format PDF, disposer aussi de moyens d’accès à cette information  beaucoup plus pratiques,  plus rapides et efficaces. »