Guide pratique pour identifier et éliminer vos Dark Data avec everteam.discover

Dans nos articles précédents, nous vous avons expliqué pourquoi vous devez reprendre le contrôle des Dark Data éparpillées dans différents silos au sein de votre entreprise. En effet, 80 % des contenus d’une entreprise étant redondants, obsolètes ou inutiles, leur conservation pose d’importants problèmes tels que les coûts de stockage associés et le risque de perte de données (intentionnelle ou accidentelle). Maintenant que vous le savez, voyons comment vous pouvez y parvenir grâce à nos outils, en l’occurrence everteam.discover.

everteam.discover est une solution conviviale d’analyse de fichiers. Vous pouvez ajouter plusieurs référentiels, indexer, classer et organiser tous les contenus qui s’y trouvent, et effectuer des recherches. Une fois vos données identifiées, vous pouvez les supprimer, les archiver ou les déplacer vers un autre emplacement.

Voilà en résumé ce que vous pouvez accomplir avec everteam.discover. Découvrons maintenant son fonctionnement en détail.

Nettoyez vos Dark Data avec everteam.discover

Tout d’abord, ajoutez un ou plusieurs référentiels :

Il existe plusieurs types de connecteurs que vous pouvez utiliser pour vous connecter à des référentiels tels que des lecteurs réseau, Google Drive, OneDrive, SharePoint ou Exchange. En partenariat avec Simflofly, nous proposons également des connecteurs pour de nombreux autres référentiels.

Une fois vos sources de données ajoutées, everteam.discover en indexe le contenu. Avec le tableau de bord, vous bénéficiez d’une vue complète sur les sources de données et leur contenu. Vous pouvez visualiser toutes les sources de données de manière globale ou en afficher une seule, en la sélectionnant dans le widget Source.

Cela vous fournit une bonne vue d’ensemble, mais allons un peu plus loin. Everteam.discover offre plusieurs tableaux de bord spécialisés, composés de widgets prédéfinis contenant des informations spécifiques sur vos sources de données :

–        General (Général) : il s’agit du tableau de bord s’affichant par défaut lors de la connexion ;

–        Privacy (Données personnelles) : fournit des informations sur l’emplacement des données à caractère personnel – numéros de sécurité sociale, cartes bancaires, adresses e-mail, etc. – dans le référentiel ;

–        Clean Up (Assainissement) : fournit des informations sur les dates de création, de dernier accès et de dernière modification ainsi que les types de fichiers ;

–        Migrate (Migration) : aide à migrer les documents vers des archives, en réduisant le temps et le coût nécessaires à la migration de vos informations d’un système vers un autre ;

–        Governance (Gouvernance) : permet de suivre le cycle de vie des documents et d’identifier les fichiers auxquels appliquer les politiques de conservation appropriées.

Remarque : vous pouvez également créer vos propres tableaux de bord facilement pour répondre à vos besoins spécifiques.

Dans cet article, nous utiliserons le tableau de bord Clean Up pour identifier les documents qui n’ont pas été modifiés depuis quelques années, en vue de les supprimer. Commençons par afficher le tableau de bord Clean Up :

Recherchons maintenant tous les documents qui ont été modifiés pour la dernière fois en 2009 ou auparavant. Pour afficher la liste des fichiers plutôt qu’un résumé général, sélectionnons la vue Results (Résultats) à droite de l’écran.

Dans cette vue, vous pouvez sélectionner les documents à supprimer en cochant la case en regard de chaque document, puis en cliquant sur Delete (Supprimer) dans le menu Actions. Vous devez confirmer la suppression des fichiers sélectionnés, cette action étant irréversible.

En cas de doute, sélectionnez les fichiers pouvant a priori être supprimés, marquez-les ou placez-les dans un emplacement où votre équipe pourra les passer en revue. Procédez de l’une des manières suivantes :

1. Attribuez une étiquette (définie par votre administrateur) aux fichiers sélectionnés. Celle-ci s’affichera dans les métadonnées de chaque fichier. Votre équipe pourra rechercher les fichiers portant cette étiquette et les examiner. Veuillez noter que les étiquettes sont utilisées uniquement dans everteam.discover et ne sont pas ajoutées au fichier dans son emplacement source.
2. Sélectionnez les fichiers à passer en revue et ajoutez-les à un panier. Votre équipe pourra ensuite accéder au panier et vérifier les fichiers.

Si votre équipe confirme que les fichiers sont redondants, obsolètes ou inutiles, le nom de l’utilisateur qui les supprime et la date de suppression seront enregistrés dans une piste d’audit.

La suppression des fichiers est un sujet à controverse. Même si le collaborateur qui examine les fichiers a le droit de les supprimer, il vaut généralement mieux les soumettre à un processus de vérification finale et de validation.

Dans ce cas, au lieu de supprimer le fichier, le premier examinateur le marque pour suppression, ce qui lance un workflow dans everteam.discover : la demande de suppression est envoyée pour validation finale et, le cas échéant, le fichier sera effectivement supprimé. Là encore, des pistes d’audit complètes attestant le déroulement du processus sont disponibles.

Nous venons de voir un cas d’utilisation simple d’everteam.discover pour l’élimination de fichiers dont vous n’avez plus besoin, mais ce n’est que la partie visible de l’iceberg en ce qui concerne les possibilités d’assainissement de vos fichiers. À bientôt pour d’autres guides pratiques et des vidéos de démonstration !

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