Everteam : de la GED à la Gouvernance de l’Information (part 1)

Depuis ses origines, le métier d’Everteam est axé sur l’édition de logiciels de gestion des documents et de l’information. 

Toutes les organisations disposent de documents et de fichiers qui doivent être gérés mais à la création d’Everteam en 1990, la demande du marché consistait à savoir gérer des fichiers  et documents statiques et ces documents avaient besoin de solutions de gestion métier. 

Définition de la  GED 

En tant qu’un des Éditeurs pionniers de la Gestion Electronique de Documents (GED), Everteam proposait à son marché une solution efficace permettant à l’entreprise

• de dématérialiser ses processus internes
• de centraliser les données, fichiers et documents associés à ces processus métier dans un système unique. 

ged : définition par la BNF 

L’application GED avait un atout, notamment en cas de contrôle ou d’audit : toutes les informations étaient réunies et structurées au même endroit. Chacun avait efficacement accès à ce dont il avait besoin, et les administrateurs étaient à même d’ouvrir ou de limiter certains accès.

Les principaux avantages de la GED étaient :  

• la consolidation du Système d’Information 
• la capacité à gérer, stocker et envoyer les bons documents aux bons services et aux bonnes personnes dans un délai efficace.

De la GED au contenu numérique et la gouvernance de l’information .

L’évolution rapide des formats de données et la multiplication exponentielle des médias électroniques a transformé le marché de la GED. Fini la gestion de simples fichiers et documents textes statiques, l’heure était au management de documents publiés en ligne comportant du texte mais également des contenus multimédia et numériques – images, vidéos, fichiers audio, etc…

Le document électronique a évolué  en contenu numérique. 

Tenant compte de cette mutation, Everteam comme beaucoup d’autres acteurs de la GED, a élargi son périmètre d’activité à la Gestion de Contenu d’Entreprise, ou ECM (Enterprise Content Management).

Bien que pertinents pour classer le contenu numérique  et appliquer les règles d’entreprise, les logiciels de GED ou ECM doivent faire face à de nombreux nouveaux challenges : 

• Augmentation des quantités de données stockées
• Augmentation du nombre de sources de données et leur utilisation
• Augmentation des canaux de transmission et de diffusion.

Or sur les dernières décennies, non seulement la quantité de données stockée, mais également le nombre de sources de données, leur utilisation, ainsi que les canaux de transmission et diffusion,  ont augmenté de manière exponentielle.

• Les éléments arrivent en effet dorénavant par des canaux de plus en plus variés : mails, courriers, exports de fichiers, etc mais aussi et surtout notifications, transmissions depuis des portails/applications métier, etc. car l’accent a été mis sur la productivité des métiers.
• Les collaborateurs et les clients transmettent les informations, quelle que soit leur origine, les modifient (rien n’est plus statique), ils attendent des réponses et traitements de plus en plus rapides
• On est de plus en plus mobile au travail, on consulte sa messagerie et ses applications professionnelles depuis son téléphone, sa tablette, son tableau de bord … on travaille en déplacement, on ne travaille plus seulement depuis son bureau (télétravail, etc.), …
• Ces nouveaux contextes de travail ont fait des informations, et notamment des informations personnelles ou stratégiques identifiables, l’une des cibles principales des cybercriminels faisant de la sécurité et la confidentialité des données une des priorités des entreprises.

Cela conduit à ne plus seulement stocker l’information, mais à savoir la définir (en terme de niveau d’accès nécessaire, de caractère stratégique ou non, personnelle ou non, …), s’assurer qu’elle soit fiable et le reste (donc unique) et actualisée pour être sûr d’utiliser la bonne version et savoir la tracer afin de répondre aux enjeux suivants :

• Pour quelle finalité on la collecte, qui doit y avoir accès ?  
• Pour quel traitement ?   
• Quelle durée de conservation fait sens pour cette information ?
• A quoi nous servent les documents gérés ? sont-ils facilement trouvables ? sont-ils recherchés ? sont-ils utilisés ? 
• Comment s’organise l’échange autour des documents et contenus ?
• Les documents et contenus sont-ils dynamiques avec un enrichissement, une évolution fréquente ? 
• Comment se créent les nouveaux contenus ? sous quelle forme ?
• Peut-on modifier ce processus de rédaction/création ? Si oui, qui peut le faire, quand ?
• …

 Définir sa gouvernance de l’information : en se posant ces questions, il apparaît évident que l’enjeu n’est plus seulement de classer/gérer mais de mieux identifier/qualifier/classifier le patrimoine informationnel interne et d’en tracer sa circulation.