Définir et mettre en place des politiques de conservation des documents
5 février 2021
Les entreprises génèrent des informations en permanence, tout au long de la journée : e-mails, documents, rapports annuels, programmes, communiqués, factures, etc. Certaines de ces informations entrent dans la catégorie des « documents ». Compte tenu de l’importance de ces supports, les entreprises définissent des politiques de conservation dédiées à la gestion de ces documents, en spécifiant par exemple leur emplacement de stockage, leur durée de conservation et le processus à suivre pour les supprimer.
Les politiques de gestion des documents contiennent un ensemble de règles permettant de gérer chaque type de document. Elles incluent par exemple des procédures de traitement des informations, des règles métier, des directives réglementaires qui influent sur les documents, des calendriers de conservation et bien plus encore.
Dans ce billet, nous allons nous concentrer sur les politiques de conservation des documents.
Qu’est-ce qu’une politique de conservation ?
La politique de conservation (ou « calendrier ») joue un rôle clé dans le cycle de vie des documents. Elle spécifie la durée de conservation des informations (documents) dans l’entreprise, leur emplacement de stockage et la procédure à suivre pour les supprimer au moment opportun.
C’est un principe très simple, mais de nombreuses entreprises peinent à mettre en place et à bien gérer leurs politiques de conservation. Cette difficulté repose sur la manière dont elles collectent et surveillent leurs données, mais aussi sur la communication avec les salariés qui utilisent les documents concernés.
- Certains pensent qu’il est plus simple de conserver tous les documents sans rien supprimer. Mais face à la multiplication des documents à stocker, à la hausse des coûts provoquée par l’augmentation des volumes à conserver (aussi bien sur le plan physique que digital) et aux risques de divulgation de ces informations à des personnes non autorisées ou de non-conformité, cette approche n’a aucun sens.
- Pensez par exemple à tous les emplacements où ces informations pourraient être stockées en l’absence d’une politique de gestion dédiée. Dossiers réseau partagés, SharePoint, disques durs, espaces de stockage Cloud partagés, applications métier… toutes ces possibilités peuvent rendre le processus totalement ingérable.
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Les entreprises doivent donc mettre en place des politiques de conservation pour contrôler l’augmentation des volumes de documents à stocker, garantir leur conformité à la réglementation métier et sectorielle et pouvoir trouver rapidement les informations dont elles ont besoin en cas de litige ou de mise en suspens juridique.
Les politiques de gestion des documents détaillées permettent également aux organisations de trouver rapidement leurs documents, mais nous n’aborderons pas ce sujet aujourd’hui.
Comment développer une politique de conservation ?
Les solutions comme everteam.policy peuvent vous aider à gérer vos politiques de conservation. Mais avant toute chose, vous devez les définir. Par où commencer ?
- Identifiez les lois nationales et internationales que vous devez respecter. La réglementation spécifie les types de documents concernés et la manière dont vous devez les gérer, avec notamment les politiques de conservation à appliquer.
- Identifiez les politiques de conservation internes déjà définies dans votre entreprise.
- Classez vos documents par catégories, conformément à la réglementation ou à vos règles métier.
- Pour chaque catégorie, collectez les informations suivantes : emplacement du document, période de conservation (et évènement de conservation, si applicable), support de conservation si applicable, service/groupe/pays concerné par la politique, groupe en charge de la conformité, règles de sécurité et processus d’élimination (suppression, transfert dans les archives à long terme, etc.).
Vous pouvez consigner ces informations dans un document Excel, mais cela peut être difficile à gérer. Une fois vos politiques de conservation définies, vous pouvez les importer dans une solution de gestion des politiques comme everteam.policy.
Après avoir défini vos politiques de conservation, vous devez organiser vos documents en fonction des politiques qui les concernent. Ce projet de grande envergure nécessitera le soutien d’autres équipes comme l’IT et le service juridique. Dans le cadre de ce processus, vous trouverez un grand nombre d’informations qu’il sera inutile de conserver : vous devrez décider ce que vous souhaitez en faire (mais ce n’est pas l’objet de ce billet).
Évaluez et modifiez régulièrement vos politiques de conservation
Il est important de réévaluer régulièrement vos politiques. La réglementation évolue, de nouvelles lois entrent en vigueur et les entreprises changent elles aussi. Vous devez donc ajuster votre politique en fonction de ces changements. Mais vous avez déjà traité un grand nombre de documents dans le cadre de votre politique.
Lors de la mise à jour de votre politique de conservation, vous devez éviter de perdre les informations sur votre approche de gestion précédente.
- Pour cela, vous devez créer une nouvelle version de votre politique et l’appliquer aux prochains documents à gérer. Cette approche vous fournit une piste d’audit détaillant la date, l’auteur, la nature et la raison des modifications.
- Il est très difficile de gérer les politiques de conservation dans un tableau Excel, car vous devez à la fois gérer les différentes versions de votre fichier, informer les responsables des politiques de la création de la nouvelle version et vous assurer que tout le monde utilise bien la version la plus récente.
Les solutions de gestion des politiques vous permettent de mettre à jour vos politiques de conservation et de conserver une trace des précédentes versions et des documents soumis à ces versions.
Il est temps de vous lancer
Vous n’avez pas besoin d’un outil de gestion des politiques pour développer vos politiques de conservation. Vous n’avez même pas besoin d’une feuille de calcul. Il vous suffit d’un papier et d’un crayon, ou d’un document Word.
La première clé de votre approche de conservation, c’est d’identifier et de définir vos politiques. Ensuite, il vous suffira de trouver comment les rendre compréhensibles et accessibles à tous. Et pour finir, vous devrez pouvoir les gérer. C’est à cette étape que vous avez besoin d’une solution de gestion des politiques.
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