Comment l’IA transforme la gestion documentaire et l’archivage : un nouveau paradigme

Dans un monde où le volume d’informations explose, l’intelligence artificielle (IA) redéfinit les règles de la gestion documentaire et du records management. La maîtrise des volumes croissants de données est devenue cruciale pour les entreprises, non seulement pour répondre aux exigences réglementaires, mais aussi pour assurer aux entreprises efficacité et compétitivité. Everteam, pionnier dans ce domaine, dévoile une offre novatrice basée sur une IA composite, capable d’optimiser chaque étape du cycle de vie documentaire.

L’IA : Une réponse aux enjeux contemporains

Les entreprises sont confrontées à un triple défi : un volume d’information en croissance exponentielle, une pression réglementaire accrue et des exigences d’efficacité toujours plus élevées. Selon IDC, le volume d’information produit par les organisations triplera dans les cinq prochaines années, obligeant ces dernières à repenser leurs stratégies de gestion documentaire.
L’IA apporte des solutions concrètes à ces problématiques. Elle permet d’automatiser les audits des espaces documentaires, d’assainir les vracs numériques et d’identifier les documents candidats à l’archivage. En outre, l’IA contribue à piloter le cycle de vie des documents en prenant en compte des dimensions essentielles telles que la conformité réglementaire, la gestion de la sécurité ou encore l’impact carbone.

Les métadonnées : le nerf de la guerre

L’efficacité des processus de gestion documentaire repose largement sur la qualité des métadonnées. Sans elles, il est impossible d’identifier, de classer ou de retrouver rapidement un document. L’IA joue un rôle crucial dans l’enrichissement des métadonnées, que ce soit via l’extraction automatique à partir des systèmes sources (GED, SharePoint, disques réseaux) ou par la création de nouvelles métadonnées à l’aide de technologies d’IA avancées.

L’IA composite : une nouvelle étape dans l’automatisation

Everteam se distingue par sa capacité à intégrer des technologies d’IA multiples et complémentaires dans une approche composite. Cette stratégie permet de combiner le traitement du langage naturel (NLP), l’apprentissage profond (Deep Learning) et l’IA générative pour maximiser les gains de productivité sur l’ensemble des processus archivistiques.
Par exemple, il devient possible d’automatiser l’identification des documents à archiver, et à la fois d’alimenter les métadonnées nécessaires pour les verser dans le système d’archivage.

Une opportunité à saisir

L’âge d’or de l’IA offre des opportunités sans précédent aux entreprises. En combinant son expertise en archivage et en intelligence artificielle, Everteam propose une solution innovante et adaptable quelle que soit la source des fonds documentaires (disques réseaux, SharePoint, messagerie, …). Cette approche permet aux organisations de conjuguer conformité réglementaire et retour sur investissement, tout en ouvrant la voie à une nouvelle ère de gestion documentaire.
En somme, concernant les documents électroniques, l’IA n’est pas une simple tendance mais un facteur majeur de transformation de l’approche d’envisager la gestion documentaire et l’archivage en particulier. Les entreprises qui s’en saisissent aujourd’hui seront mieux préparées à relever les défis de demain tout en capitalisant sur leur patrimoine informationnel.