Comment accélérer l’alimentation de vos SAE et GED ?

La gestion électronique de documents (GED) est un enjeu majeur pour les entreprises qui cherchent à stocker et à gérer efficacement les documents numériques. Les Systèmes d’Archivage Électronique (SAE) permettent de conserver ces documents de manière sécurisée, intègre, en conformité avec les obligations réglementaires, tout en les rendant facilement accessibles.

Cependant, l’alimentation des GED ou SAE reste une tâche longue et fastidieuse donc coûteuse.

• pour les métiers ou les DSI qui doivent procéder à des opérations de reprise de données depuis d’anciens systèmes ou à l’analyse/tri préalable de silos documentaires concernés par les mises en GED ou SAE,
• pour les collaborateurs, qui doivent d’abord trier manuellement des documents, puis saisir des métadonnées de description des documents avant de les mettre en GED/SAE.

Cela peut entraîner des coûts de stockage élevés, des risques pour l’entreprise et une perte de temps pour les collaborateurs. Dans cet article, nous allons voir comment accélérer l’alimentation de vos SAE/GED et automatiser le processus d’archivage.

Pourquoi mettre en place un SAE (système d’archivage électronique)

Les bénéfices de l’implémentation d’un SAE sont nombreux. Il permet, notamment, de :

• Délester les applications de production des documents utiles à l’entreprise, mais coûteux à conserver en production,
• Assurer la préservation sur le long terme des documents les plus utiles et de les détruire moment venu,
• Constituer un capital informationnel d’entreprise respectant les obligations réglementaires.

Une problématique présente dans toutes les entreprises :

Les collaborateurs font peu la démarche d’archiver manuellement des documents, ne font pas de tri de documents dans un espace documentaire existant . Ils ont déjà beaucoup d’outils à appréhender aux quotidiens (messageries, 0365, ERP), les SAE et même les GED ont donc souvent du mal à être alimentés, ce qui entraîne :

• des difficultés lors de recherche de documents pour les utilisateurs,
• l’augmentation des coûts de stockage,
• un accroissement des risques pour les entreprises..

Quelles solutions mettre en place ?

Pour résoudre cette problématique, il existe aujourd’hui de nouvelles solutions, prêtes à l’emploi issue des dernières technologies (IA, Microservices, Big Data) capables d’automatiser l’enrichissement en métadonnées et de verser les documents dans la GED ou le SAE.

• Les documents éligibles au versement dans une GED ou un SAE peuvent provenir de vracs numériques variés comme les serveurs de fichiers, Sharepoint ou encore la messagerie Exchange.

Cette approche permet de fiabiliser le versement dans les GED et SAE, de minimiser l’intervention humaine. L’implication des utilisateurs est beaucoup plus faible, voire inexistante dans certains cas et permet de répondre à la nécessité des entreprises de mettre en place des dispositifs systématique, fiable et sécurisé d’import de documents.

A la différence d’une approche basée sur un ETL (Extract, Transform, Load) , ces nouvelles solutions d’enrichissement et de versement automatique nécessitent un délai de mise en œuvre plus court:

• Elles sont, par conception, adaptées au processus de dépôt dans une GED ou de versement dans un SAE. En effet, l’ensemble des particularités sont prises en compte (conversion PDF/A, calcul des DUA, contrôle d’exhaustivité des métadonnées attendues par la GED ou le SAE,…).
• Ces solutions permettent également d’aller encore plus loin en permettant de piloter le cycle de vie des documents éligibles “in situ”.

Les connecteurs Everteam et l’indexation intelligente aux services du SAE et de la GED

Everteam, en tant que spécialiste de la Gouvernance de l’information, propose une solution, disposant  de fonctions d’indexation intelligente pour identifier très tôt les documents à archiver, générer automatiquement les métadonnées que personne ne veut saisir,  et automatiser le processus de mise en GED/SAE, quel que soit la solution retenue (everteam ou non) et plus globalement de répondre aux enjeux décrits dans le chapitre précédent. 

Cette offre everteam permet de s’interfacer avec les principaux vracs numériques du marché (0365, Exchange, Serveur de fichiers,…) et dispose d’un référentiel de conservation permettant de piloter les cycles de vie où qu’ils se trouvent.

Les résultats sont multiples et profitent très rapidement à l’entreprise :

• une accélération des alimentations des GED ou SAE
• une meilleure efficacité des collaborateurs dans  les opérations de recherche multi-sources, avec des métadonnées de qualité automatiquement générées
• une automatisation de l’archivage conforme aux règles de l’Entreprise,
• un capital informationnel plus sécurisé,
• des risques de l’Entreprise mieux maîtrisés et ….

Tout en s’inscrivant dans une démarche numérique plus responsable !